Bij een disfunctionerende werknemer is de wens van werkgevers regelmatig om zo snel mogelijk over te gaan tot ontslag. In de praktijk blijkt echter vaak dat er niets of onvoldoende is vastgelegd over het disfunctioneren. Een eenzijdig ontslag wegens disfunctioneren is dan nog een brug te ver, omdat de wet een zekere mate van inspanning van de werkgever vereist om het functioneren van een werknemer weer op behoorlijk niveau te krijgen. Wij geven hieronder een aantal tips hoe je dit traject zorgvuldig kunt aanvliegen.

Werknemer in kennis stellen over zijn disfunctioneren

Om te beginnen moet een werknemer tijdig schriftelijk worden aangesproken op zijn gebrekkige functioneren. De functieomschrijving van de werknemer zal daarbij in de regel als uitgangspunt genomen moeten worden.

Tip: Benoem in een gespreksverslag/beoordelingsformulier concrete verbeterpunten als die er zijn en noem voorbeelden. Daarmee zorg je ervoor dat een werknemer zich herkent, althans zou moeten herkennen, in het gebrekkige functioneren als hij daarop wordt aangesproken en heeft de boodschap ook enige substantie. Als het functioneren jarenlang met een voldoende wordt beoordeeld, dan geeft dat geen aanleiding disfunctioneren te veronderstellen. Een jaarlijkse verhoging van salaris of uitbetaling van een bonus wegens inzet en prestaties evenmin.

Tip: Ligt de reden dat een werknemer disfunctioneert in onwil of moedwil, in plaats van onkunde of onmacht om het behoorlijke niveau te halen, dan is in principe geen sprake van disfunctioneren, maar mogelijk van verwijtbaar handelen of nalaten, zodat een andere aanpak mogelijk op zijn plaats is. Schakel in dat geval even met ons over de aanpak.

Verbetertraject

In de meeste gevallen zal vervolgens een verbetertraject moeten worden opgestart, zodat de werknemer de gelegenheid krijgt om zijn functioneren te verbeteren. Belangrijk is om dit traject zorgvuldig aan te vliegen en goed vast te leggen. Als blijkt dat te snel naar ontslag is gestreefd zonder dat de werknemer een serieuze en reële kans tot verbetering heeft gekregen, kan dat de werkgever duur komen te staan (lees: afwijzing ontbindingsverzoek, mogelijk hogere transitievergoeding bij ontbinding op de cumulatiegrond, of een billijke vergoeding wegens ernstig verwijtbaar handelen).

Het is afhankelijk van de omstandigheden van het geval welke hulp, ondersteuning en begeleiding de werkgever moet bieden. De Hoge Raad heeft in juni 2019 een aantal gezichtspunten gegeven die daarbij een rol kunnen spelen:

• de aard, inhoud en het niveau van de functie van de werknemer;
• de bij de werknemer aanwezige opleiding en ervaring;
• de aard en mate van de ongeschiktheid van de werknemer;
• de duur van het onvoldoende functioneren vanaf het moment dat de werknemer daarvan op de hoogte is gesteld;
• de duur van het dienstverband;
• wat er in het verleden reeds is ondernomen ter verbetering van het functioneren;
• de mate waarin de werknemer openstaat voor kritiek en zich inzet voor verbetering;
• de aard en omvang van het bedrijf van de werkgever;
• of sprake is van een nieuwe(re) functie;
• of de werkgever voldoende duidelijk en concreet heeft gemaakt in welke opzichten de werknemer tekortschiet;
• de hulp en ondersteuning die de werkgever de werknemer biedt bij het verbetertraject;
• eventuele andere aspecten die betrekking hebben op de capaciteiten van de werknemer dan wel de wijze van betrokkenheid van de werkgever bij het verbetertraject.

Tip: Een verbetertraject hoeft niet per se met zoveel woorden te zijn benoemd. Het traject kan ook plaatsvinden zolang voor de werknemer voldoende duidelijk is dat wordt geprobeerd om zijn functioneren te verbeteren.

Plan van aanpak

In de meeste gevallen is het raadzaam om samen met de werknemer in een plan van aanpak op te nemen wat gedurende het verbetertraject van de werknemer wordt verwacht en wat hij van de werkgever mag verwachten. Leg het volgende gedetailleerd vast in een gespreksverslag:

• concrete verbeterpunten en meetbare doelen (het liefst ‘SMART’ geformuleerd);
• de wijze waarop de werknemer zal worden ondersteund (wie gaat begeleiden, wanneer, hoe vaak etc.);
• de duur van het verbetertraject;
• evaluatiemomenten (hoe vaak en wanneer);
• gevolgen indien het gewenste niveau niet is bereikt tussentijds en na afloop van het traject (beëindiging dienstverband).

Tip: Laat de werknemer dit document tekenen voor ontvangst en akkoord en voer het plan vervolgens ook daadwerkelijk uit. Mocht er gaandeweg iets wijzigen, wijzig dit dan ook in het plan van aanpak.

Tip: Van een werknemer met een hoge(re) functie met jarenlange werkervaring mag (eerder) worden verwacht aan de hand van feedback zelf met een verbeterplan te komen, zelfreflectie te tonen en aan te geven welke maatregelen of cursussen hij nodig heeft om zijn functioneren te verbeteren.

Afronding

Dossieropbouw bij disfunctioneren blijkt een uitdaging om verschillende redenen. Om er een paar te noemen: er wordt onvoldoende vastgelegd doordat het niet (altijd) direct prioriteit heeft, opbouwende kritiek geven is niet voor alle leidinggevenden weggelegd, onwetendheid over de wettelijke vereisten of het ontbreken van een duidelijk beleid binnen een organisatie. Voor wat betreft dat laatste is onze tip aan HR: stel een protocol op voor alle HR-medewerkers en leidinggevenden binnen de organisatie voor dossieropbouw bij disfunctioneren.

Vragen over dit onderwerp of andere vragen op het gebied van arbeidsrecht? Neem dan contact op met één van de advocaen van de Praktijkgroep Arbeid, Medezeggenschap & Pensioen, hazan.senyuva@dvan.nl.