Dit stappenplan is bedoeld om leidinggevenden te ondersteunen in het beoordelingsproces. Ook de afdeling HR heeft hierin een taak, zoals:

• de inhoud bewaken door aan de hand van analyses op afdelings- en organisatieniveau te beoordelen of de beoordelingen reëel zijn of niet. Welke afdelingen wijken af? Wat is de reden? Is sprake van een gedeeld normbesef of is de ene leidinggevende coulanter dan de andere? 
• het proces bewaken. Worden alle gesprekken gevoerd binnen de juiste periode? Zo nee, wat is de oorzaak? Is extra ondersteuning noodzakelijk? Zijn de gesprekken vastgelegd? Wat is de kwaliteit van de vastlegging?
• leidinggevenden en werknemers eventueel coachen op gesprekstechnieken;
• informatie verstrekken over het doel van beoordelingsgesprekken.

Stappenplan

Uitnodiging beoordelingsgesprek

De leidinggevende of HR nodigt de werknemer van tevoren uit voor een beoordelingsgesprek. In de uitnodiging staat vermeld wat het doel is van het gesprek, wat van de werknemer wordt verwacht en welke hulpmiddelen eventueel worden gebruikt. Verder kan worden aangegeven of en op welke wijze de werknemer zich kan voorbereiden op het gesprek en of gebruik wordt gemaakt van zelfbeoordeling. Zorg ervoor dat de uitnodiging tijdig wordt verstuurd (bijvoorbeeld minimaal 2 weken voor het gesprek), zodat de werknemer voldoende gelegenheid heeft om zich voor te bereiden op het gesprek.

Voorbereiding gesprek door leidinggevende

De leidinggevende bereidt het gesprek voor door vooraf zoveel mogelijk relevante informatie te verzamelen. Hierbij kan gebruik worden gemaakt van klant- en/of informatiesystemen, omzetcijfers of resultaten van bijvoorbeeld een 360 graden feedback. De informatie uit eerdere functionerings-/coachingsgesprekken en werkoverleggen kunnen ook belangrijke bronnen zijn.

Het beoordelingsgesprek

De inhoud van een beoordelingsgesprek is sterk afhankelijk van de organisatie, maar komt in de kern natuurlijk op hetzelfde neer: hoe heeft de werknemer gefunctioneerd en wat zijn de toekomstplannen? Om het gesprek georganiseerd te laten verlopen, is het vaak wel handig om een bepaalde structuur aan te houden. Vaak wordt de volgende opzet gehanteerd: de leidinggevende opent het gesprek en geeft hierbij het doel en het belang van het gesprek aan en welke onderwerpen besproken gaan worden. Hierbij kan een beoordelingsformulier als leidraad dienen. Benoem concrete verbeterpunten als die er zijn en noem voorbeelden. Vanzelfsprekend wordt de werknemer in de gelegenheid gesteld te reageren, vragen te stellen of andere onderwerpen aan bod te laten komen.

Afronding van het gesprek

Bij afronding van het gesprek worden de besproken onderwerpen en gemaakte afspraken samengevat en vastgelegd door de leidinggevende. De werknemer ontvangt een kopie en wordt gevraagd te tekenen voor gezien en akkoord. De getekende versie wordt bewaard in het personeelsdossier van de werknemer.

Vragen over dit onderwerp of andere vragen op het gebied van arbeidsrecht? Neem dan contact op met één van de advocaten van de Praktijkgroep Arbeid, Medezeggenschap & Pensioen.