We werken al een aantal weken zoveel mogelijk thuis. Maar wat te doen als jouw werknemers niet thuis kunnen werken? En wat als de maatregelen straks versoepeld gaan worden? Het is van belang om op tijd aan de slag te gaan met een corona-protocol. 

Zorgplicht

Werkgevers in Nederland hebben een wettelijke zorgplicht om te zorgen voor een veilige en gezonde werkomgeving. Om die reden doet een werkgever er verstandig aan om werknemers tijdens deze corona-crisis te informeren over de maatregelen en hygiënevoorschriften die zij in acht moeten nemen en toe te zien op naleving daarvan. Een corona-protocol is een efficiënte manier om aan deze wettelijke zorgplicht en informatieverplichting te voldoen.

Wat staat er in een corona-protocol?

Onderwerpen die aan bod kunnen komen in het corona-protocol zijn:

De 1,5 meter-werkplekken

Om de 1,5 meter te waarborgen in een kantoor- of bedrijfsruimte kun je denken aan de volgende richtlijnen:

• het verminderen van de werkplekcapaciteit;
• een nieuwe indeling van de werkplekken en/of gebruik van plexiglas of scheidingswanden als collega’s een (kleine) kamer delen;
• de lunchruimte en/of vergaderruimte herinrichten met een gebruiksinstructie (maximum aantal personen, niet tegelijk betreden/verlaten e.d.);
• gebruiksinstructie van een eventuele lift;
• een 1,5 meter grens markeren bij plekken waar personeel regelmatig samenkomt, zoals het koffieapparaat, de printer of lunchruimte;
• een vaste looproute binnen het pand (éénrichting);
• eventueel in shifts deels op kantoor/de vestiging en deels thuis werken, indien thuiswerken mogelijk is;
• werknemers zoveel mogelijk op dezelfde plek laten werken met een eigen muis en toetsenbord, met het verzoek deze dagelijks te desinfecteren;
• bijeenkomsten/vergaderingen zoveel mogelijk digitaal organiseren.

TIP: zorg ervoor dat je een duidelijke thuiswerkregeling hebt geïmplementeerd! Al eerder schreven wij deze blog, met belangrijke aspecten waar je op moet letten als werkgever bij thuiswerkende werknemers.

Aangescherpt hygiënebeleid

• attendeer werknemers - met regelmaat - op de (verscherpte) hygiënemaatregelen;
• zorg voor voldoende informatie over hygiëne, maar ook voor voldoende middelen om werknemers een goede uitvoering hieraan te kunnen laten geven, denk aan: desinfecterende doekjes, handschoentjes, dispensers met desinfecterende gel op diverse plaatsen in het pand;
• het aantal schoonmaakbeurten eventueel uitbreiden;
• het op regelmatige basis schoonmaken van deurklinken e.d.;
• een goede ventilatie van de werkplek c.q. goed werkende lucht(re)circulatiesystemen/airco’s;
• iedereen vragen de toilet-deksel dicht te doen vóór het doortrekken om te voorkomen dat virusdeeltjes eventueel in de lucht gaan zweven;
• er kan een coördinator worden aangewezen die toeziet op de naleving van de hygiënevoorschriften en de aanvulling van de middelen daartoe.

TIP: overleg met de arbodienst bij het opstellen van het corona-protocol, zeker bij twijfel over de (voor)genomen hygiënemaatregelen! Let wel op, de werkgever blijft verantwoordelijk.

Extra beschermingsmaatregelen

• werknemers adviseren om zo min mogelijk gebruik te maken van het openbaar vervoer indien niet noodzakelijk;
• bedenk hoe klanten en/of leveranciers zullen worden ontvangen – indien noodzakelijk - en hoe ervoor gezorgd gaat worden dat derden de regels binnen de organisatie ook in acht nemen (eventueel de maatregelen voor gezien laten tekenen bij binnenkomst en/of met behulp van informatieborden, markeringen).

Het spreekt voor zich dat een werknemer met gezondheidsklachten thuis moet blijven, dan wel direct naar huis moet gaan. De verplichting op grond van de Wet Verbetering Poortwachter om de werknemer bij aanhoudende klachten uiterlijk binnen 6 weken op te roepen voor een (telefonisch) consult met de bedrijfsarts blijft wel gelden.

Instructierecht

De wettelijke basis van een dergelijk corona-protocol is het zogeheten instructierecht van de werkgever. Het instructierecht biedt een werkgever de mogelijkheid om eenzijdig voorschriften uit te vaardigen waar een werknemer zich aan moet houden. Het gaat dan om voorschriften over de wijze waarop de werkzaamheden moeten worden verricht en met betrekking tot de goede orde in de onderneming.

Op grond van het instructierecht kunnen werknemers dus worden geïnstrueerd om de maatregelen en hygiënevoorschriften uit het corona-protocol binnen de onderneming in alle redelijkheid na te leven. Uiteraard mogen de instructies niet in strijd zijn met de wet- en regelgeving, zoals het privacyrecht van een werknemer.

Zorg ervoor dat het corona-protocol voor alle werknemers kenbaar stuur. Stuur het bijvoorbeeld per e-mail naar alle werknemers op, zodat iedereen het kan raadplegen.

TIP: leg in het corona-protocol vast wat de sancties zijn bij het niet naleven van de maatregelen en voorschriften, zodat je bij niet-naleving direct kunt ingrijpen! Zo kan worden gedacht aan officiële waarschuwingen, schorsingen (met of zonder behoud van loon) en uiteindelijk zelfs ontslag (al dan niet op staande voet). Let op, beoordeel vanwege de verstrekkende gevolgen van sommige sancties altijd of het opleggen daarvan redelijk is. Dit zal afhangen van allerlei omstandigheden, bijvoorbeeld van hoe de sancties zijn neergelegd in het protocol (zerotolerancebeleid?) en of deze duidelijk waren voor de werknemer, maar uiteraard ook van de ernst van de niet-naleving door de werknemer.

Ondernemingsraad / Personeelsvertegenwoordiging

Een corona-protocol, waar maatregelen en hygiënevoorschriften in zijn opgenomen, zal veelal instemmingsplichtig zijn. Op grond van artikel 27 lid 1 sub d van de Wet op de ondernemingsraden moet namelijk om instemming worden gevraagd voor een voorgenomen besluit tot vaststelling, wijziging of intrekking van een regeling op het gebied van de arbeidsomstandigheden, het ziekteverzuim of het re-integratiebeleid.

TIP: betrek de ondernemingsraad of personeelsvertegenwoordiging tijdig bij de invoering van een corona-protocol!

Slot

Het is goed om nu al aan de slag te gaan met een corona-protocol voor jouw organisatie. Dat begint met inventariseren wat binnen jullie in de organisatie mogelijk is op 1,5 meter en welke (verscherpte) hygiënemaatregelen kunnen worden genomen. Wij helpen graag bij het opstellen en invoeren van een dergelijke regeling.

Voor vragen over dit onderwerp of andere vragen op het gebied van arbeidsrecht kun je contact opnemen met Henriëtte Dekker, Praktijkgroep Arbeid, Medezeggenschap & Pensioen.