1. Inleiding

Als ondernemer heeft u met enige regelmaat te maken met het sluiten van (commerciële) overeenkomsten met andere ondernemers of consumenten. Net als u hebben uw contractuele wederpartijen de keuze om algemene inkoop- dan wel verkoopvoorwaarden (algemene voorwaarden) te hanteren. Met zorgvuldig geformuleerde algemene voorwaarden kunt u uw risico’s beperken en met een relatief beperkte inspanning ‘standaardafspraken’ onderdeel laten zijn van de te sluiten  overeenkomsten.

Onderstaand treft u een overzicht van de redenen waarom u algemene voorwaarden  moet gebruiken en waar u op hoofdlijnen aan moet denken bij het gebruiken van algemene voorwaarden. De specialisten van DVAN adviseren u tijdig advies hierover in te winnen, zo voorkomt u onaangename verrassingen.

2. Waarom zou u als bedrijf algemene voorwaarden hanteren?

De voornaamste reden om algemene voorwaarden te hanteren is standaardisering. Over een groot deel van de door u gewenste afspraken wilt u niet bij elke overeenkomst opnieuw (her)onderhandelen. In algemene voorwaarden kunt u algemene zaken regelen zoals; betalingstermijnen, incassobedingen, levertijden, garantiebepalingen en uitsluiting van aansprakelijkheid. U kunt in de algemene voorwaarden ook een regeling opnemen wie van de contractspartijen de rechten op nieuw intellectueel eigendom (een merknaam, handelsnaam, idee, et cetera) verkrijgt. Maar u kunt ook (verlengde) eigendomsvoorbehouden formuleren, waarmee u uw rechten veilig stelt. Als uw afnemer failliet dreigt te gaan of reeds is, kunt u uw goederen dan zonder problemen opeisen. Dergelijke bepalingen moet u niet zonder meer van uw concurrent uit diens algemene voorwaarden overnemen.

Nadat de algemene voorwaarden op uw wensen en bedrijfsvoering zijn afgestemd, kunt u die algemene voorwaarden gebruiken bij nieuw te sluiten overeenkomsten. Zo bespaart u niet alleen tijd, maar ook geld door het vermijden van (kostbare) onderhandelingen. Een bijkomend voordeel is dat u niet (meer) vergeet om bepaalde afspraken in de overeenkomst op te nemen, waardoor eventuele discussies met uw contractpartij niet nodig zijn.

Het gebruik van algemene voorwaarden levert alleen de gewenste voordelen op als die algemene voorwaarden begrijpelijk zijn opgesteld en in uw bedrijfsvoering bruikbaar zijn. Door een analyse van uw algemene voorwaarden kunnen juridische valkuilen worden weggenomen. Het staat u daarna altijd vrij om vanuit serviceoverwegingen, van bepalingen die in de algemene voorwaarden staan, in specifieke gevallen af te wijken.

 3. Hoe werkt het?

Voor het op de juiste wijze opstellen, verstrekken en gebruiken van algemene voorwaarden zijn in de wet specifieke bepalingen opgenomen.

Opstellen van algemene voorwaarden

Als uitgangspunt heeft te gelden dat algemene voorwaarden op een voor beide partijen evenwichtige wijze dienen te zijn opgesteld. Dat is een rekbaar begrip. Zolang de algemene voorwaarden voldoen aan die evenwichtigheidseis, is er veel mogelijk.

De wet maakt een onderscheid tussen consumenten (waaronder ook kleine ondernemers) en niet-consumenten. Consumenten wordt door middel van de zogeheten grijze en zwarte lijst beschermd tegen bedingen die onredelijk bezwarend (kunnen) zijn. Bedingen op de zwarte lijst zijn te allen tijde onredelijk bezwarend en daardoor vernietigbaar. Denkt u hierbij aan een beperking van de mogelijkheid tot ontbinding of beperking van een verjaringstermijn tot minder dan een jaar. De grijze lijst bevat bedingen die meestal als onredelijk bezwarend worden aangemerkt. De gebruiker van algemene voorwaarden heeft de mogelijkheid om aan te tonen dat een bepaling die op de grijze lijst staat in een specifieke situatie niet onredelijk bezwarend is. Een voorbeeld van een dergelijk beding is de voorwaarde die een consument een opzegtermijn van meer dan drie maanden oplegt.

Bij het opstellen van algemene voorwaarden heeft u, als het goed is, oog voor de juridische (on)mogelijkheden. Die (on)mogelijkheden hangen af van de vraag wie uw contractuele wederpartij is. De wet geeft consumenten veel bescherming. Dit geldt niet voor niet-consumenten. U doet er verstandig aan van dit onderscheid gebruik te maken. Waarom zou u niet-consumenten dezelfde uitgebreide bescherming geven als consumenten, zonder dat daartoe een verplichting bestaat?

Als voorbeeld van een dergelijk onderscheid kunt u denken aan de buitengerechtelijke incassokosten. Bij niet-consumenten heeft u meer mogelijkheden dan bij consumenten. Indien u gebruik maakt van de mogelijkheden, kunnen de incassokosten op zichzelf al als prikkel tot (tijdige) betaling dwingen.

Zodra uw algemene voorwaarden juist zijn opgesteld, is het van belang om te voldoen aan de voorgeschreven deponeringsvereisten (Kamer van Koophandel of de rechtbank).

Gebruik en verstrekken van algemene voorwaarden

Ten aanzien van het gebruik en verstrekken van algemene voorwaarden bestaan zeer specifieke regels. Om uw algemene voorwaarden optimaal te kunnen benutten, is het van belang dat u van die regels op de hoogte bent. Indien in strijd met die regels wordt gehandeld, riskeert u dat uw wederpartij tot vernietiging van uw algemene voorwaarden (of een bepaling daarin) overgaat. U kunt dan geen beroep meer doen op de door u zo zorgvuldig opgestelde algemene voorwaarden.

Van toepassing verklaren

Het is belangrijk dat u ervoor zorgt dat uw algemene voorwaarden op de juiste wijze van toepassing worden verklaard. Alleen op deze wijze worden uw algemene voorwaarden onderdeel van de overeenkomst met uw wederpartij. De algemene voorwaarden dienen vóór of bij het sluiten van de overeenkomst van toepassing te worden verklaard. In de praktijk zien wij vaak dat verwezen wordt naar algemene voorwaarden op de opdrachtbevestiging of factuur. Dat is dus niet voldoende (behoudens een uitzondering bij een bestendige zakenrelatie), want een factuur komt in beginsel nadat de overeenkomst gesloten is.

Bij het onderhandelen over een overeenkomst komt het vaak voor dat partijen verwijzen naar hun eigen algemene voorwaarden. Welke voorwaarden zijn dan van toepassing? Als hoofdregel heeft te gelden dat de algemene voorwaarden van de partij die deze als eerste van toepassing heeft verklaard, rechtskracht hebben. Indien u niet de eerste verwijzende partij bent, dient u de andere algemene voorwaarden uitdrukkelijk af te wijzen en uw eigen algemene voorwaarden van toepassing te verklaren.

Kennisname door wederpartij

Een gebruiker van algemene voorwaarden heeft de wettelijke verplichting om de wederpartij een redelijke mogelijkheid te bieden om van de toepasselijke algemene voorwaarden in een begrijpelijke taal kennis te nemen. In zijn algemeenheid betekent dit dat u de voorwaarden vóór of uiterlijk bij het sluiten van de overeenkomst aan de wederpartij ter hand moet stellen (toesturen of overhandigen). Doet u dit niet of kunt u niet bewijzen dat u dit heeft gedaan, dan kan uw wederpartij veelal tot vernietiging van (een beding in) de algemene voorwaarden overgaan. Zorgt u er daarom voor dat u kunt bewijzen dat u de voorwaarden heeft overhandigd.

Op voornoemde hoofdregel van het ter hand stellen bestaan uitzonderingen.

• Indien redelijkerwijs niet mogelijk is om de algemene voorwaarden ter hand te stellen (slechts bij uitzonderingssituaties), kunt u vóór het sluiten van de overeenkomst melden dat de algemene voorwaarden ter inzage liggen bij u op kantoor of bij de rechtbank of Kamer van Koophandel zijn gedeponeerd én dat de algemene voorwaarden desgevraagd kosteloos en onverwijld zullen worden toegezonden. Denkt u hierbij aan de situatie dat de NS redelijkerwijs bij het verkopen van een treinkaartje niet ook een set algemene voorwaarden kunnen overhandigen of aan de situatie dat een verkoper overeenkomsten per telefoon sluit.
• In situaties waarin u met uw wederpartij regelmatig soortgelijke overeenkomst sluit, is niet vereist dat de algemene voorwaarden telkens opnieuw ter hand worden gesteld. Het is dan voldoende om deze algemene voorwaarden op de te sluiten overeenkomst van toepassing te verklaren, zonder elke keer opnieuw ter hand te stellen.
• Bij het sluiten van overeenkomsten met bedrijven die gevestigd zijn in het buitenland, gelden de hierboven genoemde regels over de toepasselijkheid van algemene voorwaarden niet. U zult de algemene voorwaarden altijd van te voren ter hand moeten stellen aan de buitenlandse wederpartij.

Kennisname bij overeenkomsten langs elektronische weg

Voor het gebruik van algemene voorwaarden bij overeenkomsten gesloten langs elektronische weg, bestaat een bijzondere manier om de wederpartij van de algemene voorwaarden in kennis te stellen. De algemene voorwaarden moeten vóór of bij het sluiten van de overeenkomst langs elektronische weg ter beschikking worden gesteld, en wel zo dat uw wederpartij ze kan op slaan om later nog eens terug te lezen. Indien dit redelijkerwijs niet mogelijk is, dient dit vóór de totstandkoming van de overeenkomst aan de wederpartij bekend te worden gemaakt onder vermelding van de locatie waar de algemene voorwaarden kunnen worden ingezien. In dat geval dient ook te worden aangeboden dat de algemene voorwaarden op verzoek kosteloos en onverwijld aan de wederpartij zullen worden toegezonden.

Ter illustratie treft u onderstaand een aantal voorbeelden van een onjuiste terhandstelling van algemene voorwaarden langs elektronische weg:

1. Het keuzevakje met ‘ik ga akkoord met de algemene voorwaarden en heb deze  ontvangen’ standaard aangevinkt hebben staan;

2. De voorwaarden tonen op een zodanige wijze dat de wederpartij deze niet kan opslaan of afdrukken;

3. De algemene voorwaarden tonen via een pop-up. Veel wederpartijen maken gebruik van een programma dat pop-ups blokkeert. U zult moeten aantonen dat u tot terhandstelling bent overgaan. Dat kunt u in dit geval niet.

4. DVAN heeft specialisten op dit gebied

Het op een juiste wijze opstellen en gebruiken van algemene voorwaarden is van groot belang. Zowel voor een succesvolle bedrijfsvoering als ter voorkoming van geschillen over de algemene voorwaarden. Het is raadzaam om u daarbij goed te laten adviseren. DVAN staat veel ondernemers bij die vragen hebben over de (on)mogelijkheden bij het opstellen en gebruiken van algemene voorwaarden. Ook komt vaak voor dat ondernemers met algemene voorwaarden van een contractpartij worden geconfronteerd en advies willen of de contractpartij zijn voorwaarden wel op correcte wijze van toepassing heeft verklaard.

Wilt u meer informatie of advies, neem dan contact op met een van de advocaten van de praktijkgroep Handelsrecht.