Hoe ga je zorgvuldig om met de privacy van sollicitanten? In een sollicitatiebrief of cv komen immers de nodige persoonsgegevens voor. Denk onder meer aan een naam, adresgegevens, burgerservicenummer, geloofsovertuiging of etniciteit. Hieronder zetten we een aantal belangrijke aandachtspunten voor je op een rij.

Informeren

Iedere organisatie is verplicht om mensen te informeren over de persoonsgegevens die zij verwerkt en voor welke doeleinden dat gebeurt. In de praktijk gebeurt dit vaak door middel van online privacyverklaring.

Deze informatieverplichting geldt ook voor persoonsgegevens van sollicitanten. Sollicitanten moeten dan ook worden geïnformeerd op het moment dat ze de persoonsgegeven delen met de organisatie. Daarbij kan bijvoorbeeld worden uitgelegd dat het niet noodzakelijk is een foto of burgerservicenummer te verstrekken bij de sollicitatie. Let op, maak je gebruik van een  invulformulier voor sollicitaties? Zorg er dan voor dat de informatie die je opvraagt, ook echt noodzakelijk is om te beoordelen of iemand geschikt is voor de functie. Daarbij kan uiteraard ook weer worden verwezen naar de online privacyverklaring.

Social media

Het is toegestaan om een sollicitant vooraf te screenen op social media zoals LinkedIn, Instagram of Facebook, mits je als werkgever een wettelijke grondslag hebt om de screening uit te voeren. Werkgever zal bijvoorbeeld moeten aantonen dat te verkrijgen  informatie daadwerkelijk van belang is voor de functie waar de sollicitant op solliciteert. Dit zal over het algemeen bij LinkedIn eerder aan de orde zijn dan bij een persoonlijke Facebookpagina.

Screening is in ieder geval pas toegestaan als de sollicitant voorafgaand (bijvoorbeeld in de vacaturetekst) is geïnformeerd over de mogelijkheid van screening.  Betrek je daarnaast via op social media verkregen informatie in de sollicitatieprocedure? Dan moet je hierover transparant zijn en de sollicitant de mogelijkheid geven om te reageren op de gevonden informatie.

Bewaren

In de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) staan geen concrete bewaartermijnen opgenomen voor persoonsgegevens van sollicitanten. Het uitgangspunt is dat persoonsgegevens niet langer bewaard mogen worden dan noodzakelijk is voor het realiseren van het doel van de verwerking. De Autoriteit Persoonsgegevens (AP) hanteert als richtlijn dat, als een sollicitant niet wordt aangenomen, de persoonsgegevens van deze persoon uiterlijk vier weken na het einde van de sollicitatieprocedure dienen te worden verwijderd.

Het is mogelijk om de gegevens van een sollicitant langer te bewaren, bijvoorbeeld omdat er op een later tijdstip mogelijk een passende functie komt. In dat geval dient een sollicitant om toestemming te worden gevraagd om de gegevens langer te mogen bewaren. De AP acht in dat geval een termijn van maximaal 1 jaar na het einde van de sollicitatieprocedure redelijk. Ontvang je de toestemming voor het langer bewaren van de gegevens? Voeg deze dan bij de gegevens.

Agendeer de bewaartermijnen zodat je tijdig opnieuw om toestemming kan vragen of de persoonsgegevens tijdig kunt vernietigen. Denk bij het vernietigen van de gegevens aan alle locaties waar de persoonsgegevens zijn opgeslagen (fysiek, e-mail, harde schijf etc.).

Videosolliciteren

Steeds vaker vragen bedrijven aan sollicitanten om te solliciteren per video, zeker nu gedurende de Coronacrisis.

Het is echter niet toegestaan om van sollicitanten te eisen dat zij videosolliciteren. Bij videosolliciteren worden immers bijzondere persoonsgegevens worden verwerkt, zoals gegevens over ras, gezondheid of godsdienst. Alleen met toestemming van de sollicitant mag je deze bijzondere persoonsgegevens tijdens de sollicitatie verwerken. Deze toestemming is alleen geldig als je sollicitanten ook de mogelijkheid biedt om op een andere manier te solliciteren. Let daarom op dat je sollicitanten altijd de keuze geeft om bijvoorbeeld per video dan wel per brief te solliciteren.

Het is verstandig om al in de vacaturetekst duidelijk te maken dat de keuze voor de ene of de andere optie geen negatieve gevolgen voor de sollicitant zal hebben.

Rechten sollicitanten

Iedereen heeft op grond van de AVG verschillende rechten om controle te houden over hun persoonsgegevens. Dit geldt ook voor sollicitanten. Wat zijn de rechten die sollicitanten kunnen inroepen? Denk dan onder meer aan:

• Recht op inzage: het ontvangen van een kopie van de persoonsgegevens die worden verwerkt;
• Recht op vergetelheid: het wissen van de persoonsgegevens;
• Recht op rectificatie en aanvulling: het wijzigen van de persoonsgegevens;
• Recht op dataportabiliteit: het overdragen van persoonsgegevens aan derden;
• Recht op bezwaar: bezwaar maken tegen gebruik van persoonsgegevens.

Krijg je een dergelijk verzoek van een sollicitant, ga hier dan zorgvuldig mee om.

Heeft u vragen over hoe de sollicitatieprocedure kan worden ingericht, zodat geen inbreuk wordt gemaakt op privacy van sollicitanten? Voor vragen over dit onderwerp of andere vragen of het gebied van arbeidsrecht of privacy op de werkvloer kun je contact opnemen met Carlijn Schreuder-Cobussen, Praktijkgroep Arbeid, Medezeggenschap & Pensioen, e carlijn.schreuder@dvan.nl of +31 6 51 85 69 12.