De wijziging is een gevolg van de Uitvoeringswet richtlijn jaarrekening die in 2015 is ingevoerd. Belangrijkste wijziging is verkorting van de termijn voor deponering van de jaarrekening bij de Kamer van Koophandel. De termijn voor deponering is 12 maanden geworden (was 13 maanden); de termijn is nog korter indien alle aandeelhouders tevens bestuurders zijn, namelijk 10 maanden en 8 dagen. De wijziging geldt voor boekjaren vanaf 1 januari 2016. Als het boekjaar gelijk is aan het kalenderjaar eindigt de 12-maandentermijn op 31 december 2017. Ondanks de aandacht die aan de wetswijziging is gegeven lijkt de verkorte termijn nog nauwelijks ingeburgerd; het is een hardnekkige misvatting dat de termijn nog steeds 13 maanden is. Deponering van de jaarrekening van 2016 op 31 januari 2018 is te laat.

De 12-maandentermijn is opgebouwd uit i) de ongewijzigde termijn van vijf maanden voor het opmaken van de jaarrekening door het bestuur, ii) de gewijzigde, verkorte, termijn van vijf maanden van uitstel die kunnen worden verleend voor het opmaken (was zes maanden) en ten slotte iii) de ongewijzigde termijn van twee maanden voor vaststelling door de vergadering van aandeelhouders. De laatste termijn van twee maanden is niet van toepassing als alle aandeelhouders tevens bestuurders zijn; opmaken en vaststellen van de jaarrekening worden dan geacht samen te vallen.

De oude 13-maandentermijn is nog terug te vinden in vele statuten; een statutaire regeling die inhoudt dat een uitstel van zes maanden kan worden verleend voor het opmaken van de jaarrekening is niet meer van toepassing. Een statutaire regeling om opmaken en vaststellen van de jaarrekening niet samen te laten vallen als alle aandeelhouders tevens bestuurders zijn, is wel mogelijk.

Het niet of niet tijdig deponeren is een economisch delict. In een onverhoopt faillissement kwalificeert het als onbehoorlijk bestuur en op die manier is schending van de deponeringsplicht een eerste stap in de richting van persoonlijke aansprakelijkheid van bestuurders. Schending van de deponeringsplicht en genoemde negatieve gevolgen in een faillissement kan worden voorkomen door deponering van een voorlopige, nog niet vastgestelde, jaarrekening. Op de jaarrekening dient dan te worden aangetekend dat het een nog niet vastgestelde betreft; de onderneming dient nog steeds en zo spoedig mogelijk ook de vastgestelde jaarrekening te deponeren.

De opvolging van de wetswijziging door de praktijk dient binnenkort zijn beslag te krijgen. De gevolgen zijn in die zin te overzien dat ondernemingen en hun adviseurs hun planning één maand naar voren dienen te halen; thans is het in ieder geval nog niet te laat.

DVAN adviseert regelmatig over de deponeringsplicht en de gevolgen van schending daarvan. Heeft u vragen over dit onderwerp? Matthijs van der Laarse en de andere advocaten van het team ondernemingsrecht van DVAN staan u graag te woord. Bel 010 313 39 00 of stuur een e-mail naar matthijs.vanderlaarse@dvan.nl.