Op dit moment is een groot deel van Nederland op advies van de overheid thuis aan het werk. Ook als de werknemer thuis werkt is de werkgever verplicht om te zorgen voor goede arbeidsomstandigheden. Waar moet een werkgever rekening mee houden in het kader van thuiswerken? Hoe regelt een werkgever een goed thuiswerkbeleid en op welke wijze dient dat beleid te worden geïmplementeerd? Wij benoemen hieronder een aantal aandachtspunten. 

Ergonomisch ingerichte werkplek en beperken werkdruk

Uitgangspunt is dat de werkgever zorgt voor goede arbeidsomstandigheden op grond van Arbo-wetgeving. De Arbo-wetgeving voorziet in een groot scala aan regels over de werkplek. Voor thuiswerken geldt echter een verlicht Arbo-regime. De werkgever hoeft bij thuiswerkers bijvoorbeeld niet te voldoen aan de eisen over brandgevaar, vluchtwegen, kleedruimtes, de grootte van de werkruimte en de aanwezigheid van toiletten.

Wel moet de werkgever zorgen voor een ergonomisch ingerichte thuiswerkplek, tenzij dit in alle redelijkheid niet van de werkgever kan worden gevergd. Dit is bijvoorbeeld het geval als de werknemer maar incidenteel, voor korte tijd, thuis werkt. Op dit moment werkt een aanzienlijk deel van Nederlanders al ongeveer een maand thuis en we weten nog niet hoelang deze situatie gaat voortduren. Gelet op deze bijzondere omstandigheden kun je je dus afvragen of nog wel sprake is van incidenteel thuiswerken. Als dat niet zo is, houdt dat dus in dat de werkgever zal moeten nagaan of de thuiswerkplek ergonomisch is ingericht. Als dit niet het geval is, zal de werkgever moeten zorgen voor bijvoorbeeld een ergonomische stoel, bureau of voldoende kunstlicht.

Daarnaast behoort de werkgever beleid te voeren ten aanzien van het beperken van werkdruk. Dit komt voort uit de gedachte dat bij thuiswerken een gebrek is aan gebruikelijk toezicht en de werknemer beschermd moet worden tegen een te hoge werkdruk.

Werkgeversaansprakelijkheid bij arbeidsongevallen

Bij schending van zijn zorgverplichtingen loopt de werkgever een aansprakelijksheidsrisico. De werkgever is namelijk aansprakelijk voor de schade die de werknemer in de uitoefening van zijn werkzaamheden lijdt. Een uitzondering op aansprakelijkheid is als de werkgever aantoont dat hij zijn zorgplicht is nagekomen of dat de schade het gevolg is van opzet of bewuste roekeloosheid van de werknemer. Dit geldt ook als de werknemer thuis zijn werkzaamheden uitoefent. Wel zal het over het algemeen lastiger zijn om aan te tonen dat de schade is ontstaan tijdens de uitoefening van de werkzaamheden.

Een voorbeeld uit de rechtspraak ter illustratie: een werkneemster die RSI-klachten had opgelopen door het thuiswerken en haar werkgever aansprakelijk had gesteld daarvoor, werd in het gelijk gesteld, omdat de werkgever niet had gezorgd voor een ergonomische werkplek. Werkneemster werkte namelijk niet aan een verstelbaar bureau en ook had de werkgever geen instructies gegeven met betrekking tot risico’s van beeldschermwerk.

LET OP!: deze zorgplicht geldt in principe ook voor alle personen die niet in dienst zijn bij de werkgever, zoals een zzp’er, maar wel werkzaamheden uitoefenen in het kader van de bedrijfsuitoefening.

Daarnaast loopt de werkgever bij het niet-naleven van de Arbo-normen het risico dat de Inspectie SZW de (thuis)werkplek(ken) komt controleren en maatregelen treft eventueel in combinatie met een sanctie (een afspraak met de werkgever, waarschuwing of boete die kan oplopen tot € 13.500).

Kosten en vergoedingen

De volgende kosten komen voor rekening van de werkgever tijdens thuiswerken:

• kosten in het kader van Arbo-verplichtingen (bijv. een ergonomische stoel en/of het vervoer daarvan door een derde van kantoor naar de thuiswerkplek);
• technische middelen (bijv. een laptop, telefoon, printer of tablet). Deze middelen kunnen onder voorwaarden onbelast ter beschikking worden gesteld/versterkt of vergoed.

Een reiskostenvergoeding voor woon-werkverkeer (tot € 0,19 per kilometer) hoeft niet te worden betaald op thuiswerkdagen, zolang de werknemer niet van huis naar kantoor reist, tenzij anders overeenkomen. Ook komen consumpties op de werkplek en energie- en waterkosten in principe niet voor (onbelaste) vergoeding in aanmerking, tenzij anders overeengekomen of voldaan wordt aan fiscale voorwaarden.

Toezicht op thuiswerken en privacy

Werkgevers hebben over het algemeen geen zicht op wat werknemers precies doen tijdens het thuiswerken, anders dan dat ze achteraf kunnen nagaan of de taken zijn afgerond (bijv. tijdens een overleg). Een controle kan wenselijk zijn om verschillende redenen. Een werkgever moet aan de volgende vereisten voldoen in het kader van privacy als hij een thuiswerkende werknemer wil controleren:

• vooraf kenbaar maken aan de werknemer dat zijn (internet- en e-mail)activiteiten kunnen worden gecontroleerd en op welke wijze dit gebeurt. De werknemer moet goed worden geïnformeerd over het geldende beleid. Dit kan bijvoorbeeld in een privacyverklaring;
• er moet sprake zijn van een legitiem doel;
• er moet een gerechtvaardigd belang zijn en dit belang moet zwaarder wegen dan het belang van de werknemer (bijv. het beschermen van bedrijfsvertrouwelijke informatie of het voorkomen van misbruik, verminderen van kosten en verlies van tijd);
• de controle moet noodzakelijk en proportioneel zijn (bijv. het voorkomen van RSI-klachten kan ook door middel van een goede instructie van de werkgever worden bereikt in plaats van software die controleert hoe lang een werknemer voor zijn computer zit).

LET OP!: het is altijd afhankelijk van de omstandigheden van het geval of aan alle vereisten is voldaan.

Tot slot moet de werkgever rekening houden met vertrouwelijke communicatie van de werknemer. Dit betekent dat hij geen privé-e-mails mag bekijken.

We publiceerden al eerder een blog met tips over privacy tijdens thuiswerken.

Thuiswerkregeling en instemming OR

Om misverstanden over thuiswerken te voorkomen (en om datalekken zoveel mogelijk te voorkomen!) is het aan te raden een thuiswerkregeling op te stellen. Het invoeren van een thuiswerkregeling vereist in de meeste gevallen instemming van de OR, omdat (één van) de volgende onderwerpen vaak aan bod komen:

• arbeids- en rusttijden;
• arbeidsomstandigheden;
• werkoverleg;
• verwerken/bescherming persoonsgegevens van werknemers;
• controlevoorzieningen.

Het instemmingsrecht komt ook toe aan de PVT voor zover de thuiswerkregeling gaat over arbeids- en rusttijden en/of arbeidsomstandigheden.

Slot

De zorgplicht van werkgevers stopt dus niet bij de voordeur van het bedrijfspand. Ook niet in tijden van corona. Het is raadzaam om deze zorgplicht zo goed mogelijk na te (blijven) leven. Dat begint bij het maken van duidelijke afspraken tussen werkgever en werknemer. Werken er veel werknemers thuis bij jullie bedrijf? Dan raden wij aan om een (algemene) thuiswerkregeling op te stellen. Deze zal ook van pas komen na de corona-tijd. Wij helpen graag bij het opstellen en invoeren van een dergelijke regeling.

Voor vragen over dit onderwerp of andere vragen op het gebied van arbeidsrecht kun je contact opnemen met Hazan Senyuva, Praktijkgroep Arbeid, Medezeggenschap & Pensioen, hazan.senyuva@dvan.nl of m +31 6 43 37 61 07.