Veel ondernemingen kunnen geen algemene vergaderingen houden als gevolg van de coronacrisis. Op woensdag 8 april werd een tijdelijke spoedwet ingediend bij de Tweede Kamer waardoor virtueel vergaderen mogelijk wordt gemaakt. Wij lichten de belangrijkste tijdelijke voorzieningen hieronder toe.

DE AVA IN TIJDEN VAN CORONA

Een algemene leden vergadering ('ALV') en een algemene vergadering van aandeelhouders ('AV') moeten ten minste één keer per jaar worden gehouden. In deze vergadering wordt (onder andere) besloten over benoeming, ontslag, verlenen van décharge, de vaststelling van de jaarrekening en uitkering. Die jaarvergadering dient vaak uiterlijk binnen zes maanden na afloop van het boekjaar te worden gehouden (tenzij de statuten een andere termijn bepalen). Voor veel rechtspersonen is het organiseren van een dergelijke (jaar-)vergadering vanwege social distancing, ziekte en de (mondiale) reisrestricties echter nagenoeg onmogelijk of onwenselijk. Dat levert een aantal problemen op.

DE BESTAANDE REGELS VOOR DE AVA OF ALV

De wet bepaalt de plaats van de algemene vergadering: de statutaire plaats of buiten vergadering. Een buiten vergadering kan alleen worden genomen wanneer (i) het gehele kapitaal van de NV vertegenwoordigd is of (ii) alle vergadergerechtigden van de BV of vereniging hebben ingestemd met de plaats van vergadering en de bestuurders en commissarissen vooraf in de gelegenheid zijn gebracht om advies uit te brengen. Voor NV’s geldt dat besluitvorming buiten vergadering uitsluitend mogelijk is als de statuten dit bepalen.

De wet biedt op dit moment geen ruimte aan een volledig digitale aandeelhoudersvergadering. Het is wel mogelijk om een (hybride) vergadering te houden waar elektronisch wordt gestemd, mits dit zo in de statuten is bepaald. Een dergelijke hybride vergadering is een fysieke vergadering waardoor minimaal een voorzitter, het bestuur en de commissarissen in persoon of bij schriftelijk gevolmachtigde vertegenwoordigd moeten zijn. Het is ook mogelijk dat statuten en van een BV bepalen dat er elektronisch kan worden gestemd of dat er mag worden gewerkt met volmachten. Dat is echter niet in alle gevallen een oplossing.

De gevolgen van het nemen van gebrekkige besluiten en het niet of niet volledig voldoen aan de wettelijke en statutaire vereisten, heeft grote gevolgen voor de totstandkoming van die besluiten. Besluiten die namelijk in strijd zijn met wettelijke of statutaire bepalingen die het tot stand komen van besluiten regelen, zijn vernietigbaar. Schending van een of meer constitutieve vereisten voor een besluit, zoals de eis dat alle vergadergerechtigden moeten instemmen met besluitvorming buiten vergadering, zorgt er zelfs voor dat een besluit niet kan ontstaan, oftewel nietig is. In sommige gevallen kan een bekrachtiging achteraf het gebrek dat aan een besluit kleeft, nog helen. Handelen in strijd met de wet of statuten kan bovendien leiden tot bestuurdersaansprakelijkheid.

DE BELANGRIJKSTE VOORZIENINGEN IN DE NOODWET

Om te voorkomen dat er twijfel bestaat over de rechtsgeldigheid van genomen besluiten en om te voorkomen dat uitstel van een algemene vergadering kan leiden tot het niet-naleven van wettelijke termijnen, is er nu dus een noodwet die het toe staat om tijdelijk af te wijken van wettelijke en statutaire bepalingen voor het houden van fysieke vergaderingen en daarmee verband houdende termijnen.

Samengevat bevat het wetsvoorstel de volgende wijzigingen ten aanzien van digitale (jaar-) vergaderingen:

1.  een AV of ALV waarbij de leden geen toegang hebben tot een fysieke vergadering is geldig, op voorwaarde dat:

• de algemene vergadering via een elektronisch communicatiemiddel voor de vergadergerechtigden te volgen is; en
• de vergadergerechtigden uiterlijk 72 uur voorafgaand aan de AV of ALV elektronisch vragen kunnen stellen die uiterlijk tijdens de vergadering voor alle leden inzichtelijk, worden beantwoord;
• zulks uitdrukkelijk bij de oproeping aan de vergadergerechtigden wordt vermeld;

2.  het bestuur mag bepalen dat de termijn waarbinnen de jaarlijkse ALV of AV moet worden gehouden van 6 maanden na het einde van het boekjaar met vier maanden wordt verlengd;

Ook geeft de wetgever ten aanzien van het bestuursverslag en de jaarrekening nog enkele opties:

• het bestuur mag daarnaast de termijn voor het opstellen van de jaarrekening verlengen met ten hoogste vier maanden (in geval van verenigingen en coöperaties) dan wel vijf maanden (in geval van NV’s en BV’s), in welk geval de AV geen mogelijkheid meer heeft tot verlenging. De termijn voor het publiceren van de jaarrekening (12 maanden na einde boekjaar) wordt niet verlengd; en
• het bewijsvermoeden voor bestuurdersaansprakelijkheid in faillissement tijdelijk beperkt.

TIMING

De bedoeling is om aan de noodwet terugwerkende kracht te geven, zodat die ingaat per 23 maart 2020. De noodwet zal – tenzij deze voordien wordt verlengd – in beginsel vervallen per 1 september 2020.

Het uitgangspunt is dat de wet onmiddellijk van toepassing zal zijn. Een besluit dat besluit dat onder het oude recht vernietigbaar was, kan vanaf het van toepassing worden van de nieuwe wet niet meer worden vernietigd indien dat gebrek onder de nieuwe wet géén grond voor vernietiging meer oplevert. Besluiten die onder het oude recht nietig zouden zijn en onder het nieuwe recht niet, worden ‘geconverteerd’ naar geldige besluiten, mits alle onmiddellijk belanghebbenden die zich op de nietigheid hadden kunnen beroepen, de handeling daarvoor als geldig hebben aangemerkt.

Mocht u in een situatie zitten waarin de noodwetgeving niet kan worden afgewacht of nadere vragen hebben over deze noodwet, dan kunt u contact opnemen met Nathalie van Hellenberg Hubar of een van de andere specialisten van de DVAN Corona Helpdesk.